Rosnące wymogi regulacyjne, kwestie bezpieczeństwa oraz zmieniający się model pracy sprawiają, że projektowanie biur dla sektora publicznego staje się coraz bardziej złożone. Jak podkreśla Marcin Kowal, doradca specjalizujący się w powierzchniach biurowych dla sektora publicznego w Newmark Polska, znaczenia nabierają zarówno standardy efektywności energetycznej – w kontekście rosnących wymogów raportowania ESG – jak i rozwiązania dotyczące ochrony danych oraz strefowania dostępu w budynkach.
Jak podkreśla ekspert Newmark, proces doboru biura dla administracji, jest znacznie bardziej złożony niż dla sektora prywatnego.
Praca hybrydowa, nowe wymogi bezpieczeństwa i ustawa schronowa zmieniają zasady projektowania biur dla sektora publicznego. Jednocześnie lista budynków zdolnych spełnić wszystkie wymagania szybko się kurczy. W efekcie instytucje publiczne muszą planować przeprowadzki z wyprzedzeniem sięgającym nawet 2 – 3 lat – mówi Marcin Kowal, Associate Director w Dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska, doradca specjalizujący się w powierzchniach biurowych dla sektora publicznego.
Biuro administracji musi łączyć elastyczność pracy hybrydowej z formalnymi wymogami bezpieczeństwa i dostępnością dla obywateli. To proces znacznie bardziej złożony niż w sektorze prywatnym, a dla wielu instytucji oznacza konieczność bardzo uważnego wyboru siedziby, która sprosta wszystkim wymaganiom.
Ograniczona podaż odpowiednich budynków może zmuszać instytucje do rozpoczęcia poszukiwań ze znacznym wyprzedzeniem. W takich sytuacjach kluczowa staje się rola doświadczonego w sferze budżetowej doradcy – doświadczony ekspert potrafi wybrać najlepsze obiekty, wskazać ryzyka i określić, gdzie możliwe jest wypracowanie rozsądnych poziomów czynszu – podkreśla ekspert Newmark Polska.
Udogodnienia wspierające wellbeing, integrację i neuroróżnorodność
Czynniki ekonomiczne i demograficzne także przyspieszają zmiany w sektorze publicznym.
Kurcząca się pula talentów, o które administracja publiczna konkuruje z sektorem prywatnym, oraz starzenie się kadr wymuszają automatyzację oraz projektowanie atrakcyjnego środowiska pracy pod względem architektonicznym, technologicznym i wellbeingowym, które będzie wspierać hybrydowy model pracy, innowacyjność, integrację, komunikację i neuroróżnorodność. Przedstawiciele cyfrowego pokolenia – jako interesanci urzędów administracji publicznej – oczekują szybkości i dostępności technicznej, co instytucje państwowe muszą uwzględnić w swoich planach, jednocześnie zapobiegając wykluczeniu technologicznemu i przestrzennemu. Sukces wdrożenia zmian zależy od otwartości i gotowości operacyjnej całego zespołu oraz przygotowania go do nowej kultury i środowiska pracy – dodaje Edyta Mika, Dyrektor ds. Zarządzania Zmianą Strategii Środowiska Pracy w Newmark Polska.
Schrony w biurowcach. Nowe przepisy zmieniają wymagania najemców
Nowe regulacje, w tym obowiązująca od początku roku ustawa schronowa, sprawiają, że biura części administracji publicznej – zapewniającej kluczowe funkcje państwa – zaczynają być postrzegane lub kwalifikowane jako element infrastruktury krytycznej.
Przepisy nakładają m.in. obowiązek zapewnienia schronów o określonej wytrzymałości lub miejsc doraźnego ukrycia dla osób przebywających w budynkach instytucji publicznych. Choć rozporządzenie z dnia 4 listopada 2025 r., zawierające przepisy wykonawcze, określiło już szczegółowe warunki techniczne dla budowli ochronnych oraz warunki ich użytkowania i usytuowania, to wiele kwestii – w szczególności dotyczących adaptacji istniejących budynków administracji publicznej – pozostaje do doprecyzowania w praktyce i w projektach.
