Brak reakcji na ryzyka ESG stanowi realne zagrożenie dla wartości organizacji, jej finansowania, reputacji, relacji z interesariuszami, a nawet ciągłości działania. Jak zatem tworzyć i wdrażać ESG, aby nie było tylko pustym hasłem, ale realnym narzędziem zrównoważonej transformacji?
Polityki ESG krok po kroku
– Zarządzanie ESG obejmuje diagnozę wpływu, ustalanie priorytetów, wdrażanie polityk, określanie celów i mierników, raportowanie oraz cykliczne doskonalenie – podkreśla Wioletta Grzybowska, starsza konsultantka ds. CSR, ESG i zrównoważonego biznesu w CSRinfo.
Rola polityk ESG w zarządzaniu organizacją
Polityki ESG stanowią fundament całego systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem. Są nie tylko wyrazem wartości organizacji, ale też punktem wyjścia do działań operacyjnych, kontroli wewnętrznej i raportowania. Dlatego tak ważne jest, aby polityki ESG były nie tylko zgodne z wymogami, ale przede wszystkim autentyczne, dopasowane do danej organizacji, zrozumiałe i skuteczne.
Czym jest polityka, a czym strategia ESG?
Choć strategia i polityki organizacji są ze sobą powiązane, to pełnią różne funkcje. Strategia to ogólny plan działania, który określa długoterminowe cele organizacji i sposoby ich osiągnięcia, podczas gdy polityki organizacji stanowią zbiór zasad i wytycznych, które wspierają realizację tego planu.
Strategia ESG obejmuje analizę wewnętrznych i zewnętrznych czynników organizacji, identyfikację szans i wyzwań oraz opracowanie planu działania wykorzystującego mocne strony i zapobiegającego ryzykom.
Polityki ESG natomiastodnoszą się do reguł, zasad i wytycznych ustanowionych przez organizację, w celu kształtowania ujednoliconego podejścia do osiągania założonych celów. W tym kontekście warto pamiętać, że polityka udziela odpowiedzi na pytanie „co” i „dlaczego”, wyznaczając granice działania i stanowiąc punkt odniesienia przy ocenie podejmowanych decyzji.
Dokumenty potrzebne do sprawnego zarządzania aspektami ESG
Zarządzanie ESG obejmuje różne tematy tj. m.in.: środowisko, prawa człowieka, uczciwość biznesową, relacje pracownicze, łańcuch dostaw, równość szans, a nawet wpływ technologii. Firma może stworzyć jedną, parasolową politykę ESG, pełniącą rolę nadrzędnej deklaracji, jednak zarządzanie poszczególnymi aspektami ESG wymaga bardziej szczegółowych dokumentów.
– Polityka jest dokumentem tworzonym w ramach misji organizacji, jej ram ideologicznych, ale też ram prawnych. Przykładowo polityka BHP jest wymagana przez Kodeks Pracy, polityka przeciwdziałania nadużyciom wymagana jest ustawą o sygnalistach, polityka antykorupcyjna wymagana jest Kodeksem karnym i ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, a polityka klimatyczna ważna jest w kontekście dyrektywy CSRD i Taksonomii UE. Poszczególne polityki odpowiadają na inny zestaw ryzyk, obowiązków regulacyjnych i oczekiwań interesariuszy – wskazuje Wioleta Grzybowska z CSRinfo.
Proces tworzenia polityk ESG
Stworzenie polityki ESG to nie „kopiuj-wklej” z innej firmy. To proces, który zaczyna się od zrozumienia: Kim jesteśmy jako organizacja? Jakie mamy priorytety, ryzyka i odpowiedzialności wobec otoczenia?
Pierwszym krokiem powinna być analiza materialności, czyli zidentyfikowanie, które tematy ESG są dla organizacji kluczowe, np. Czy są to emisje? Warunki pracy? Łańcuch dostaw?. Należy w tym uwzględnić oczekiwania interesariuszy, specyfikę branży, ryzyka regulacyjne. Następnie zebrać wnioski w formie matrycy istotności, która pokaże, które zagadnienia są priorytetowe.
Drugim – ważnym krokiem szczególnie, jeśli firma jest w początkowej fazie zarządzania ESG jest zrobienie benchmarku: sprawdzenie, jakie standardy, wskaźniki, cele, polityki są najczęściej stosowane w danej branży.
Oprócz benchmarku i konsultacji ważna jest także analiza obowiązujących regulacji, przepisów prawa. Polityka powinna bowiem opierać się na systemie prawa krajowego danej organizacji oraz na aktach międzynarodowych.
Kolejnym etapem jest spisanie konkretnych wartości, zasad i zobowiązań.
Następnie – zatwierdzenie polityk przez zarząd, komunikacja treści poszczególnych dokumentów wewnątrz organizacji, operacjonalizacja, czyli przełożenie zapisów polityk na procedury, instrukcje, systemy i codzienne działania.
Bardzo ważnym elementem wdrażania polityk są również szkolenia. Różne poziomy organizacji potrzebują różnej formy przekazu. Pracownicy ogółem potrzebują podniesienia świadomości, przekazania im prostych zasad i przykładów z życia. Natomiast osoby odpowiedzialne za działania operacyjne potrzebują twardych wytycznych, jasnego zrozumienia zasad i wskazania im konkretnych ścieżek działania.
Wdrożenie kończy się zbudowaniem systemu odpowiedzialności, tj. określeniem, kto odpowiada za stosowanie polityki, za jej przestrzeganie, za monitorowanie i raportowanie.
Budowa polityki ESG
Dokument polityki powinien zawierać: cel i kontekst, zakres stosowania, zasady i zobowiązania firmy, wdrożenie, monitorowanie i ewaluację oraz postanowienia końcowe.
Ewaluacja polityki ESG
Polityki ESG nie są dokumentami stworzonymi raz na zawsze – przeciwnie, ich aktualność powinna być regularnie oceniana w kontekście zmieniających się regulacji i praktyk rynkowych. Jeśli mają służyć rozwojowi organizacji, powinny być cyklicznie weryfikowane i poddawane procesowi doskonalenia. Zmienia się bowiem nie tylko środowisko regulacyjne, ale również oczekiwania społeczne i ryzyka. Proces ten obejmuje zatem: monitorowanie, raportowanie i doskonalenie.
– Nasze doświadczenie wskazuje, że najlepsze organizacje wprowadzają mechanizm feedbacku i planują regularne przeglądy treści polityk średnio co 2 lata – podsumowuje Wioleta Grzybowska, starsza konsultantka ds. CSR, ESG i zrównoważonego biznesu w CSRinfo.
Więcej na temat roli polityk ESG można dowiedzieć się dzięki szkoleniu przygotowanemu przez CSRinfo i prowadzonemu przez Wioletę Grzybowską.
